Privacyverklaring

Brons associates mediation & coaching verwerkt persoonsgegevens.
Ik wil u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
In deze Privacyverklaring geef ik u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Brons associates mediation & coaching.
Ik gebruik bepaalde woorden in deze Privacyverklaring.
Hieronder leest u wat ik met een aantal van deze woorden bedoel: Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen.
Bijvoorbeeld uw naam en adres, maar ook uw inkomensgegevens.
Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, emailverkeer, gebruiken en verwijderen van uw gegevens in mijn administratie.

Van wie verwerkt Brons persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van cliënten die met mij een overeenkomst hebben getekend, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:
personen die mediation willen of coaching trajecten of advies willen inwinnen in kwesties in arbeidsrecht, familiemediation en zakelijke conflictsituaties in organisaties en ondernemingen.

Wie is verantwoordelijk voor verwerking van persoonsgegevens?

Als zelfstandige organisatie zijn wij verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens.

Als wij een samenwerking aangaan en/of uw gegevens deel met anderen, hanteer ik een geheimhoudingsverklaring daarvoor met derden; die ik niet zonder uw toestemming met deze derde partij samen zal ondertekenen.

Daarnaast werken wij soms in opdracht of op doorverwijzing van een opdrachtgever of via een tussenpersoon.
Wij verwerken dan uw gegevens op basis van zorgvuldige genomen organisatorische en technische maatregelen volgens een door mij opgesteld intern verwerkingsregister en indien nodig op basis van een ondertekend vaststellingsovereenkomst met deze derde partij.

Waarvoor verwerkt Brons u persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Om mijn dienstverlening in uw mediation of coaching een persoonlijk advies zo goed mogelijk te regelen, heb ik uw persoonsgegevens nodig.

Zo moet bijvoorbeeld een juridisch en financiële analyse kunnen worden gedaan en daarvoor uw financiële gegevens geraadpleegd.
Om bijvoorbeeld voor u een echtscheidingsconvenant, ouderschapsplan of een vaststellingsovereenkomst op te kunnen stellen, hebben wij van u gevoelige persoonsgegevens nodig zoals bijvoorbeeld uw BSN.

Ook van minderjarige kinderen verwerken wij persoonsgegevens. Daarvoor regelen wij schriftelijke toestemming van beide ouders via de mediationovereenkomst.
Als mediator dienen wij bepaalde gevoelige informatie aan te leveren aan de rechtbanken en aan de Raad van rechtsbijstand (BSN).

Ook moeten wij bij het aangaan van een relatie in mediation en coaching u vragen uw identiteitsbewijs te mogen checken, zodat wij beantwoorden aan onze identificatieplicht voor cliënten. Wij vragen u daarvoor uw paspoort of ID (geen rijbewijs) mee te nemen na de eerste ontmoeting. Wij maken daarvan een schriftelijke aantekening, dat deze is geverifieerd.

Alleen die gegevens die nodig zijn voor verslaglegging en bewaarplicht voor uw dossier op basis van de verplichtingen vanuit de beroepsvereniging (MfN), bewaren wij in een papieren en digitaal dossier gedurende 7 jaren.
Welke gegevens die zijn, staan op het intakeformulier.
Alle overige gegevens behalve contactgegevens (naam, email en telefoonnummer) worden vernietigd.

Wij vragen om geen gegevens (kopie, foto’s) per telefoon of per whatsapp te sturen. Wij kunnen dan niet instaan voor een juiste beveiliging van uw gegevens.

Wij werken verder met uw persoonsgevens om:

Om de relatie met u goed te kunnen onderhouden en informatie met u uit te kunnen wisselen. Maken wij gebruik van uw naam, telefoonnummers en emailgegevens en adresgegevens Ook hebben wij uw naam en adres nodig om factureringen en incasso te kunnen doen.

Wij kunnen daarvoor ook uw gegevens aan derden doorgeven. Bijvoorbeeld In het kader van het betalingsverkeer, het indienen van documenten per verzoekschrift via een advocaat of in het kader van een samenwerking met externe adviseurs of verwijzers in uw dossier.

Of als u daar zelf om vraagt, bijvoorbeeld om de gegevens in uw dossier met derden te kunnen delen.

Bewaartermijn

Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk en conform de voorwaarden die worden gesteld vanuit beroepsverplichtingen als MfN registermediator en coach. In het kader van deze verplichtingen conform deze doeleinden zijn wij verplicht mij te houden aan een bewaartermijn van 7 jaar. Deze zijn opgesteld in afstemming met de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor financiële en juridische dienstverlening.

Alle overige gegevens worden na beëindiging van de mediation vernietigd, dan wel op verzoek aan u teruggegeven.

Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens en wie heeft toegang tot uw gegevens?

Binnen Brons associates mediation & coaching kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door ons en de systeembeheerder die toegang moet hebben tot onze computers.
Wij hebben daartoe een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Soms schakelen wij derden in die in opdracht persoonsgegevens bewerkt. Bijvoorbeeld iemand die een klantmailing verzorgt en naam en adresgegevens op enveloppen drukt met als doel promotie- en marketingdoeleinden voor onze dienstverlening. Deze derde kan alleen een opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden uitgewisseld met derden die wij inschakelen in de ondersteuning van de bedrijfsvoering en/of in de uitvoering van

diensten. Bijvoorbeeld in het gebruik van een software-rekenprogramma om alimentatie en vermogensberekeningen te kunnen maken. Wij hebben daartoe ofwel de privacyverklaring van deze derde onderzocht dan wel een verwerkingsovereenkomst afgesloten met deze partij.

Verwerkingen met derden, bijvoorbeeld onder meer in het kader van het betalings- verkeer, kan doorgifte meebrengen aan derden in landen buiten Europa die niet hetzelfde beschermingsniveau van persoonsgegevens kennen als Nederland. Als dat zo is, heeft deze derde partij door ons gecheckte passende extra technische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als daar een wettelijke verplichting toe zou hebben of in het kader van een (MfN) klachtenprocedure.

Welke regels gelden voor Brons associates mediation & coaching bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens zijn wij als Brons associates mediation & coaching onder meer gebonden aan:

De geheimhoudingsplicht zoals neergelegd in (model MfN) mediationovereenkomst: vooraf vanaf het moment van verstrekken en ook achteraf nadat de mediation is beëindigd.
De regels in geheimhoudingsplicht en vertrouwelijkheid waaraan wij gebonden ben in de uitoefening van mijn beroep als MFN-registermediator conform het MfN reglement en de gedragscode en daarmee door ons ook van toepassing verklaart op coaching bij Brons. Gedragscode verwerking persoonsgevens voor MFN-mediators.

Registratie MFN-registermediator en daarmee moeten voldoen aan driejaarlijkse Peer review eisen MFN (audit-eisen).
Deze privacyverklaring is door mij opgesteld conform de geldende uitgangspunten van compliance zoals neergelegd in de AVG (GDPR) op 6 juni 2018.

Welke passende maatregelen heeft Brons associates mediation & coaching genomen bij de verwerking van persoonsgegevens?
De AVG stelt dat passende technisch en organisatorisch maatregelen genomen moeten worden (art. 24 lid 1 GDPR) en dat deze aantoonbaar regelmatig worden getoetst. Voor dit laatste doeleinde voeren wij eens per twee jaar een audit uit via het bureau GDPR-Praktijk in Utrecht. Eerstvolgende juli 2021.

Wij hebben passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan en deze neergelegd in een intern verwerkingsregister.

Voor vragen daarover en wijze van aanleveren dan wel de suggestie dat deze werkwijze beter beveiligd kan worden of dat er concrete aanwijzingen zijn van een inbreuk (datalek), vragen wij u om dat zo spoedig mogelijk te melden.

Kan ik zien welke persoonsgegevens van mij worden verwerkt?

Ja, u ontvangt een intakeformulier met een overzicht van de persoonsgegevens die ik van u verwerk en ik bewaar en op welke termijn.

Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat zij worden verwerkt?
Dan kunt u een schriftelijk verzoek (email) tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen en zal ik deze vraag binnen 4 weken beantwoorden.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Brons associates mediation & coaching kunt u terecht bij de MFN-afdeling klachtenprocedure Privacy geschillen en klachten ten aanzien van coaching bij de NOBCO.

Kan dit document wijzigen?
Ja, de huidige digitale ontwikkelingen maken dat wij met enige regelmaat deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen.
Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan passen wij het privacy statement daarop aan.
Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn tijdens een lopende zaak, dan attenderen wij u daarop of maak ik de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar .
De meest actuele versie van de privacy verklaring kunt u steeds terugvinden op de website en als bijlage bij de mediationovereenkomst.
Eerdere versies kunt u ook inzien via de website.

d.d. 9 juli 2020.